Mise à jour le vendredi 10 septembre 2021
La crise du Covid a eu et continue d’avoir des conséquences importantes pour chacun d’entre nous et particulièrement dans le tourisme d’affaires. Nous sommes conscients que cette situation puisse générer une incertitude légitime pour votre participation au CES. Soyez certains que si vous rencontrez un problème, chaque dossier sera traité avec soin et dans les meilleurs délais possibles au vu des circonstances.
PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE reste joignable par téléphone au +33 1 84 73 03 04 ou +33 769 415 404 concernant votre déplacement au CES de Janvier 2022 et pour toutes questions, 7 jours sur 7 de 09:00 à 22:00.
Nos tarifs négociés pour le CES 2022 à Las Vegas auprès des hôtels et compagnies aériennes, ont normalement des conditions de modification et d’annulation strictes, à savoir non modifiables et non remboursables. Cependant compte tenu de la situation actuelle, vous trouverez des conditions spéciales exceptionnelles COVID-19 "CAS DE FORCE MAJEUR » en consultant l'ANNEXE ci-dessous.
La situation étant en constante évolution, nous vous tiendrons informés et vous invitons à consulter régulièrement et AVANT votre départ, toutes les informations relatives aux voyages aux Etats-Unis (sur le site France Diplomatie ou sur le site de l’Ambassade de France dans le pays de destination).
Nous recommandons également à nos clients de s'inscrire sur le site Ariane avant leur départ.
https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html. Au cours de leur voyage, et si la situation du pays le justifie, ils recevront par e-mail ou SMS toutes les informations et les consignes de sécurité envoyées par l’Ambassade de France.
LES FORMALITÉS À REMPLIR AVANT LE DÉPART
• Passeport biométrique ou à lecture optique, en cours de validité pour les personnes de nationalité française.
• Effectuer une demande d’autorisation d’entrée sur le territoire américain. Formulaire ESTA : https://esta.cbp.dhs.gov
Dans le cadre des dernières mesures sanitaires en vigueur à partir de …. 2021 et sujettes à modifications, les déplacements vers les Etats-Unis seront autorisés sous certaines conditions :
• PASSEPORT SANITAIRE EUROPÉEN obligatoire et test PCR négatif de moins de 72h (sous réserve de modifications de la part des autorités à valider dans les mois à venir).
• Pour toutes les autres nationalités, merci de contacter votre consulat afin de connaître les conditions d’entrée sur le territoire US
NOS CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE SPÉCIALES CES 2022
INSCRIPTION - PAIEMENT
Conditions d’inscription / Toute personne achetant un vol sec, un forfait, un voyage ou toute autre prestation, doit avoir au moins 18 ans et être capable juridiquement de contracter. Toute personne concluant un contrat avec PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE agit tant pour son compte que pour celui des personnes associées à sa réservation. Il garantit être valablement autorisé à agir à ce titre, garantit la véracité des informations fournies par ses soins et s'engage personnellement pour les personnes inscrites sur le même
dossier.
Paiement */ ** A l’inscription et signature du devis, le client s’engage à régler à réception de la facture la totalité de son montant dans un délais de 15 jours (sauf conditions particulières et accord validé par PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE.
* Le montant total de votre facture pourra faire l’objet d’une réévaluation en fonction de la parité EUR/USD au moment de la confirmation de votre réservation si nous observons une variation de plus de 4% en notre défaveur.(Taux de base de référence au 07 Juin 2021/1€ = 1.20$)
** Le montant total de votre facture pourra faire l’objet également d’une réévaluation en fonction de l’augmentation éventuelle des taxes aériennes et du cout du kérosène à 30 jours de la date de votre départ si nous observons une variation de plus de 4% en notre défaveur. (Taux de base MOPS de référence au 01 Juillet 2021 US$ 80/Baril)
Absence de droit de rétractation
Le client est informé qu'il ne bénéficie d'aucun droit de rétractation sur l’achat de voyages PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE et ce, conformément aux articles L121-16-1 et L121-21-8 du Code de la Consommation.
NOS TARIFS NE COMPRENNENT PAS
• Les repas non inclus dans nos prestations, les transports locaux, les pourboires et les dépenses à titre personnel.
• Le règlement des coûts supplémentaires facturés par chacun des établissements réservés si vous demandez des prestations non
incluses dans notre forfait
• Les coûts de vos télécommunications internationales à l’hôtel si vous appelez de votre chambre.
• L’Assurance Voyage en option (Assistance, Rapatriement, Responsabilité Civile et Annulation).
EN CAS DE MODIFICATION ou NO SHOW
• Lorsque le client ne se présente pas au départ, à l’enregistrement ou à la première prestation aux heures et aux lieux mentionnés dans sa convocation ou si le client se trouve dans l’impossibilité de participer au voyage (défaut de présentation des documents nécessaires, tels que passeport, visa, certificat de vaccination, ou autres causes...) le vol ou les prestations Voyage ne seront en aucun cas remboursées.
• Par ailleurs, l’interruption du voyage ou du séjour par le client ou sa renonciation à certains services ou prestations compris dans le forfait, ou acquittés en supplément du prix du forfait lors de la réservation, ne pourra donner lieu à aucun remboursement ou avoir.
• L’annulation par le client d’un ou plusieurs participants inscrits sur le dossier pourra entraîner un réajustement tarifaire (ex: application du tarif "chambre individuelle" au lieu du tarif "chambre double”).
• Toute modification du séjour sur place (prolongation, retour différé, modification d’hôtel...) à la demande du client, sera soumise à l’accord préalable de PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE. Toute modification se fera effectuée sous réserve de disponibilités (hôtelière et/ou aérienne et/ou des prestataires DMC sur place) et du paiement des frais supplémentaires par le client (paiement du prix du transfert, des nuitées complémentaires, d’un nouveau vol etc,…)
ANNULATION SANS MOTIF ou MODIFICATION par le CLIENT : UNE EXCLUSIVITÉ PCI 2022
Le client a également la possibilité d’annuler son contrat à tout moment moyennant le paiement des frais ci-dessous. (conditions prévues par l’article L211-14 II du Code du Tourisme). Toute demande d'annulation ou de modification d’une réservation émanant du client pourra être faite par téléphone en appelant le numéro +33 769 415 404 ou +33 1 84 73 03 04. Une confirmation écrite par e-mail vous sera obligatoirement demandée. La date de réception de la confirmation précitée sera celle retenue pour le calcul des frais.
Nous appliquerons les conditions exceptionnelles suivantes :
| ÉCHÉANCES et CONDITIONS VOL PCI AIR BELGIUM | ||
| JUSQU'AU 26 NOVEMBRE 2021 | MODIFICATION | ANNULATION SANS MOTIF |
| Vol sec PCI AB | 1 changement de nom par billet offert | 15% de frais d'annulation sur la totalité du dossier |
| Forfait Vol PCI AB + Prestations | 1 changement de nom par billet offert et maintien des prestations | 15% de frais d'annulation sur la totalité du dossier |
| Forfait Vol PCI AB + Hôtel + Prestations | 1 changement de nom par billet et de la réservation hôtelière offert et maintien des prestations | 15% de frais d'annulation sur la totalité du dossier |
| A PARTIR DU 27 NOVEMBRE 2021 | MODIFICATION | ANNULATION SANS MOTIF |
| VOL sec PCI AB ou FORFAIT Vol + Prestations ou FORFAIT Vol + Hôtel + Prestations |
Non échangeable - non modifiable | 100% frais d'annulation sur la totalité du dossier |
| ÉCHEANCES et CONDITIONS VOL autres COMPAGNIES AÉRIENNES | ||
| MODIFICATION | ANNULATION SANS MOTIF | |
| À LA RÉSERVATION pour VOL SEC ou FORFAIT VOL + Prestations | Non échangeable - Non modifiable | 100% frais d'annulation sur la totalité du dossier |
| Jusqu'au 26 Novembre 2021 Forfait Vol + Hôtel + Prestations |
Billet non modifiable, non échangeable. 1 changement nominatif de réservation hôtelière offert et maintien des prestations | 100% frais d'annulation sur le vol et 15% frais d'annulation sur le reste de la totalité du dossier |
| À Partir du 27 Novembre 2021 Forfait Vol + Hôtel + Prestations |
Non échangeable - Non modifiable | 100% frais d'annulation sur la totalité du dossier |
| ÉCHEANCES et CONDITIONS Forfait HÔTEL + Prestations | ||
| Jusqu'au 26 Novembre 2021 | 1 changement nominatif de la réservation hôtelière offert et maintien des prestations | 15% frais d'annulation sur la totalité du dossier |
| À Partir du 27 Novembre 2021 | Non échangeable - non modifiable | 100% frais d'annulation sur la totalité du dossier |
Après la date du 26 Novembre 2021, contactez votre assureur si vous avez souscrit une assurance annulation.
ANNEXE
CONDITIONS - INFORMATIONS
ANNULATION CAUSE COVID-19 / "CAS DE FORCE MAJEURE" UNIQUEMENT :
Si l’annulation est directement liée aux fermetures des frontières et/ou aux mesures gouvernementales US et/ou FR rendant le voyage impossible, vous recevrez un remboursement intégral de votre dossier Vol sec CES 2022 ou Forfait CES 2022 Vol + Hôtel + Prestations sous la forme d’un avoir ou en numéraire en fonction de la compagnie choisie et des prestations choisies*
• Le VOL est ANNULÉ par la COMPAGNIE (dossier Vol Sec), PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE respectera les conditions d’annulation ou de report dictées par la compagnie aérienne comme suit : l’annulation ouvre droit à un remboursement intégral sous forme d’avoir ou en numéraire. PCI vous fera parvenir l’avoir ou le remboursement dans les meilleurs délais.
• Le VOL est ANNULÉ par la COMPAGNIE et PCI est dans l’obligation d’ANNULER l’ensemble de ses prestations, PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE respectera les conditions d’annulation ou de report dictées par la réglementation des Agences de Voyage Française comme suit : l’annulation ouvre droit à un remboursement intégral sous forme d’avoir (Pour l’avion) et en numéraire pour la partie terrestre en fonction de l’hôtel et des prestations choisies qui seront assujettis à un remboursement de la part des prestataires US*. PCI vous fera parvenir l’avoir et/ou le remboursement dans les meilleurs délais.
ASSURANCE VOYAGE OPTIONNELLE à nous confirmer au moment de votre réservation
Notre agence PCI vous propose et vous recommande de prendre une assurance voyage avec ASSUREVER
(Assistance, Rapatriement, annulation avec option Protection Sanitaire). Voir les conditions, garanties et les options voir annexe Assurever)
Rappel : Aucune assurance couvrant les frais d’annulation du contrat, les bagages, l’assistance/rapatriement en cas d’accident, de maladie ou de décès, n’est comprise dans nos formules de voyages PCI.
En cas d’annulation du voyage ou du séjour par le client, la prime d’assurance n’est pas remboursable.
Ces assurances sont non cessibles.
La prime d’assurance est payable en intégralité lors de la souscription.